Na co zwrócić uwagę podczas wyboru systemu sprzedażowego?

Autor: Tomasz Kondej

W poprzednim artykule przeanalizowaliśmy najważniejsze kwestie dotyczące wyboru właściwego rozwiązania do rejestracji transakcji. Jeżeli stwierdziłeś, że oprogramowanie sprzedażowe POS będzie najlepiej pasować do Twojego biznesu, to być może zastanawiasz się nad wyborem konkretnej oferty lub wymianą obecnego oprogramowania.

Zanim jednak przejdziesz do zakupu/wymiany, warto abyśmy razem zastanowili się nad paroma kwestiami. 

• Jak ocenić, który program okaże się odpowiedni? 

• Na co zwrócić uwagę podczas zakupu? 

• Co wyróżnia jeden program od drugiego?

Na początku warto pamiętać, że wybór oprogramowania wspierającego sprzedaż to decyzja na lata. Przedsiębiorstwo, jakim jest sklep lub sieć sklepów musi dokonać przemyślanego wyboru. Sam proces wdrożenia jest organizacyjnym wyzwaniem. Jednak dobrze dopasowany dostawca, który rozumie potrzeby biznesu, może znacznie ten proces ułatwić.

Jaki jest Twój cel?

Wybór oprogramowania warto jest zacząć od określenia swoich potrzeb.

Zastanów się, do czego potrzebne jest Ci oprogramowanie. Jakim biznesem się zajmujesz? Jakie są Twoje plany na następny rok, dwa lub cztery lata? W jaki sposób planujesz się rozwinąć? Określenie konkretnych działań i analiza ich zakresu jest pomocna w lepszym zrozumieniu kryteriów wyboru.

Jeżeli dobrze znasz już potrzeby firmy oraz cel zakupu, możesz przystąpić do analizy kluczowych czynników, które pozwalają wybrać dobry system. Warto wspomnieć, że aktualne rozwiązania oferują naprawdę wiele. W dobrej cenie możesz uzyskać jakość, nowoczesność i bogatą perspektywę rozwoju. W podjęciu decyzji, pomocne okaże się zrozumieniu pary ważnych aspektów:

1. Czy dostawca oprogramowania dobrze rozumie współczesny handel? Przez zrozumienie współczesnego retailu, mamy na myśli między innymi integrację z rozwiązaniami e-commerce. Jeżeli Twój dostawca rozumie Ciebie, branżę i rozwijający się retail (a przecież to jest tu najważniejsze), to nie powinny być mu obce ani rozwiązania otwarte (tzw. open architecture), ani integracja. Rozwiązania otwarte zapewniają możliwość dokonywania wszelkich zmian w systemie.  Elastyczność i łatwość dostarczania zmian są kluczowe dla współczesnego systemu. Już na pierwszy rzut oka widać, że system, który nie oferuje powyższych czynności, jest systemem przestarzałym. Jego instalacja może okazać się krótkoterminowa i będzie blokować dalszy rozwój firmy. Warto zwrócić też uwagę na integrację. Przyszłość e-commercu opiera się na przeplataniu i współpracy różnych systemów i narzędzi. Nowoczesne rozwiązanie, powinno umożliwiać sprawne i spójne działanie wszystkich serwisów. Na przykład: oprogramowanie powinno pozwalać Ci na dobre połączenie sklepu z dostawcą, optymalizację zatowarowania sklepu internetowego, aktualizację stanów w magazynie, synchronizację z urządzeniem mobilnym itp.

2. Czy oprogramowanie pozwoli Ci się rozwijać? W nawiązaniu do poprzedniego punktu, warto zastanowić się czy wybrane oprogramowanie będzie rozwijać się z Twoim biznesem. Dobrze przemyślane rozwiązanie technologiczne nie ogranicza się do funkcjonowania tylko "tu i teraz". Jeżeli nie jesteś pewien, w jaki sposób sprawdzić perspektywę rozwoju oprogramowania, zastanów się czy w przyszłości Twoje pomysły na biznes będą możliwe do zaimplementowania bez żadnych problemów. Jaki dostęp do platform sprzętowych zapewni Ci dostawca? Jeżeli znajdziesz nową lokalizację, to jak szybko uda Ci się podłączyć kolejny punkt? Ważne jest również, aby dostęp do danych, kontrola i analiza były możliwe do wykonania zarówno z poziomu Twojego zaplecza, jak i dowolnego miejsca na świecie.

3. Czy oprogramowanie jest ergonomiczne i intuicyjne? Przez intuicję i ergonomię rozumiemy takie podejście, które swoim designem przypomina aplikację komórkową. Przy dobrze zaprojektowanym interfejsie, nie potrzebne są ani szkolenia ani instrukcje. Rozwiązanie powinno być intuicyjne, szybkie w obsłudze i zawierać na każdym ekranie dokładnie takie opcje, które są w danym momencie niezbędne. Dobrze wybrany system płynnie przeprowadzi kasjera przez kluczowe elementy procesu sprzedaży. Podpowie w razie pomyłki i nie będzie powodował niepotrzebnych rozproszeń. Dla oprogramowania sprzedażowego ergonomia pracy jest czymś, na co architekci systemu kładą największy nacisk. Doskonale znają ludzką psychikę i najnowsze trendy w projektowaniu. Dodatkowo proces sprzedaży powinien być przyjazny dla personelu i nie powodować stresu.

4. Jakie są koszty utrzymania? Ostatnim czynnikiem, który należy przeanalizować indywidualnie jest koszt utrzymania. Ten punkt pozostawiamy do analizy Tobie. Rynek oferuje rozwiązania o różnym przedziale cenowym. Warto pamiętać, że niekoniecznie "łatwe w obsłudze i tanie" rozwiązania, mają za sobą wieloletnie doświadczenie czy dużą wiedzę merytoryczną. 

Wnioski

Najważniejsze cechy, którymi powinien charakteryzować się system to: ułatwianie codziennej pracy oraz możliwość wprowadzenia nowych rozwiązań/zmian.

Wybór oprogramowania powinien również odzwierciedlać Twoje przyszłe potrzeby biznesowe i nade wszystko gwarantować stabilność we współpracy z producentem, który je rozumie. 

Właśnie dlatego warto, abyś przed wyborem oprogramowania poznał swoje potrzeby i cele. Na ich podstawie, podczas rozważania zakupu, będziesz w stanie odpowiedzieć na najistotniejsze pytania: czy ten dostawca dobrze rozumie dokąd zmierza współczesny handel, czy pozwoli mi się rozwijać oraz czy proponowane oprogramowania jest ergonomiczne i intuicyjne? Przed zakupem warto poświęcić też trochę czasu na przetestowanie systemu i sprawdzenie jego funkcjonalności oraz tego, na ile jest dopasowany do Ciebie i Twojego biznesu.

Na rynku są producenci, dla których wytwarzanie systemów sprzedaży to prawdziwa pasja. Nieustannie rozwijają się, doskonalą i podejmują wciąż nowe kierunki poszukiwań. Kilkanaście lat na rynku i kilka napisanych wersji oprogramowania daje olbrzymi ładunek rozwiązanych problemów, a zatem i doświadczenia. Historia współpracy z klientami o bardzo różnych wymaganiach pozwala dopatrywać się w tych doświadczeniach zrozumienia również dla Twojej wizji. Warto o tym pamiętać, podejmując ostateczną decyzję.