Drogi czytelniku,
Ten blog jest miejscem, w którym chcemy podzielić się z Tobą naszymi obserwacjami oraz wysłuchać Twoich pytań. Tak jak ty, znamy się na branży detalicznej. Od ponad 20 lat, obserwujemy i poszukujemy nowych, informatycznych rozwiązań.
Wiemy, że trafiłeś tu, bo Ty też poszukujesz. Poszukujesz nieoczywistych informacji, masz wątpliwości i chcesz uzyskać odpowiedzi. Być może szukasz nowego spojrzenia na tematy, które już znasz. Naszym celem jest przekazanie Ci narzędzi, które wspomogą Cię w codziennych wyzwaniach.
Łączy nas pasja do retailu i z tą pasją pragniemy opowiedzieć Ci o wielu jego kwestiach. W naszych artykułach będziemy kolejno opisywać działania wspomagające pracę w tej branży: zaczynając od wyboru systemu sprzedażowego, przez optymalizację zakupów, po analizę marketingową i wiele innych istotnych tematów.
Zapraszamy Cię do wspólnej dyskusji. Z chęcią dzielimy się naszym doświadczeniem i czekamy na Twoje pytania.
Dyskusję chcemy zacząć od podstawowego zagadnienia, na jakim opiera się funkcjonowanie każdego sklepu - rejestracji transakcji. Zastanowimy się, co jest w tym temacie ważne, jak do niego podejść i porównamy dostępne rozwiązania. Przeanalizujemy plusy i minusy posiadania zarówno zwykłych kas fiskalnych, jak i wyposażenia sklepu w systemy kasowe POS oraz odpowiemy na pytanie kiedy i dlaczego warto zdecydować się na zmianę sposobu rejestracji transakcji.
Każda firma ma obowiązek rejestrowania transakcji. W zależności od wielkości i rodzaju biznesu, jedne firmy korzystają z kas fiskalnych, a drugie z systemu kasowego. Jednak często nie ma w tym podziale żadnej klarownej zasady. Co decyduje o wyborze danego rozwiązania? Kiedy i dlaczego warto zmienić zwykłe urządzenia na zaawansowany system?
Zastanawiać Cię może również skąd bierze się przewaga systemu informatycznego nad kasami fiskalnymi i czy zawsze jego instalacja jest opłacalna. Rozumiemy te dylematy. Na przestrzeni ostatnich dwóch dekad analizowaliśmy rynek, obserwowaliśmy pracę setek różnych sklepów oraz towarzyszyliśmy w wielu przemianach rozwiązań sprzedażowych. Pozwoliło nam to zdobyć głęboki wgląd w problemy, z jakimi mierzą się właściciele i managerowie sklepu.
Zakładamy, że do tego czasu spotkałeś się już z pojęciem systemu sprzedażowego POS. Być może kojarzy Ci się z kolorowymi, dotykowymi monitorami - i w porównaniu do kas fiskalnych - dużo droższym rozwiązaniem. Chociaż wybór systemu sprzedażowego wiąże się z większą inwestycją finansową, to korzyści płynące z jego używania mają bezpośrednie przełożenie na szereg procesów związanych ze sprzedażą. Podczas, gdy kasa fiskalna rejestruje same transakcje, to system sprzedażowy idzie dalej i rejestruje również wszystkie operacje około-sprzedażowe oraz magazynowe.
W takim razie czym się różni system sprzedażowy od kasy fiskalnej?
Programy lojalnościowe oraz promocja produktów Stała i przyrostowa relacja z klientem jest celem każdego retailera. To wokół niej powinna się koncentrować uwaga i aktywność handlowa. Jednak jak budować relację z klientem, która w efekcie przekłada się na zaufanie i przywiązanie? System sprzedażowy przy każdej transakcji analizuje historię zakupową klienta i na jej podstawie samodzielnie komponuje ofertę pasującą do jego potrzeb - i to w trakcie trwającej transakcji. Takie rozwiązania można połączyć z kartą stałego klienta, dzięki czemu wzmocnimy program lojalnościowy. System informatyczny oferuje sprzedawcom pomoc w trakcie transakcji, np. poprzez sugestie produktów objętych promocją lub wykorzystywanych do strategii cross-sellingu (oferowanie produktów dodatkowych do zakupionego). Wszystko to sprawia, że oferta jest bardziej spersonalizowana i wpływa na wartość sprzedaży.
Obsługa wykraczająca poza sprzedaż - multichannel Handel się zmienia. Zmienia się konsument oraz otoczenie technologiczne handlu. Klienci coraz częściej widzą w sklepach tylko przymierzalnie, wystawy, doradców. Idą do sklepu po poradę, by dotknąć towar lub go przymierzyć. Właściwą transakcję zazwyczaj realizują w Internecie. Oczywiście chwilowo nie mają takich oczekiwań względem swojego osiedlowego sklepu spożywczego, jednak coraz częściej oczekują, aby właśnie w tym swoim najbliższym sklepie mogli nadać i odebrać paczki, zapłacić za rachunki czy doładować telefon. Oczekiwania klientów w tym zakresie są coraz bardziej wyszukane. Detalista świadomy tej presji musi dostosować się do takiego trendu - w przeciwnym wypadku powinien odliczać dni do końca swojego biznesu. Korzystanie z systemu sprzedażowego wiąże się z możliwością obsługi klienta poprzez różne kanały - sklep stacjonarny, internetowy, showroom, infolinię czy dedykowaną aplikację - jak również pozwala na rejestrację wielu dodatkowych aspektów, takich jak reklamacje, czy zwroty produktów, które są ciężkie do uchwycenia, gdy korzystamy jedynie z kasy fiskalnej. Sprzedaż w sklepie stacjonarnym jest zintegrowana ze sprzedażą w sklepie internetowym lub aplikacji, dzięki czemu ceny w każdym kanale są zawsze aktualne i dostosowane do preferencji klienta. W ten sposób komunikacja z klientem staje się spójna i przede wszystkim - obustronna.
Dostęp online i nadzór nad personelem Jednym z większych atutów systemu sprzedażowego jest możliwość nadzorowania pracy sklepu z dowolnego miejsca na świecie. Dzięki udostępnianiu danych w chmurze, osoba zarządzająca ma zawsze wgląd do wszystkich procesów związanych ze sprzedażą. Co więcej, zarządzający ma pełną kontrolę systemową nad pracą kasjerów. W przypadku kas fiskalnych, częstym problemem jest brak danych na temat rzeczywistej pracy kasjerów, co znacząco utrudnia rozliczanie pracy i prowadzi do niezgodności. W systemie kasowym wszystkie istotne informacje (przepracowane godziny, udzielone rabaty, wypłacone kwoty, przyjęte bony gotówkowe oraz otwarcia szuflady kasowej) są rejestrowane. Dzięki temu proces rozliczania jest prostszy i bardziej precyzyjny. Dodatkowo, możliwe jest uruchomienie narzędzi motywujących dla personelu. Możemy wyznaczyć premię za sprzedaż konkretnych produktów i na tej podstawie opracować plan sprzedażowy. Zaletą tego podejścia jest wartość dodana przy prawie zerowym zaangażowaniu finansowym ze strony właściciela sklepu. Tego typu akcje sponsorowane są przez dostawców lub producentów.
Obsługa wielu form płatności Obsługa innych form płatności niż gotówka nie stanowi problemu dla systemu. Możliwość rejestracji bonów podarunkowych, talonów, kuponów promocyjnych jest standardem. Dodatkowo system jest zintegrowany z terminalami płatniczymi, przez co przyjmowanie i rozliczanie takich operacji staje się wygodniejsze. Eliminuje to również ryzyko związane z pomyłką lub próbą oszustwa.
Dostęp do wielu informacji: stanu magazynu, towarów, procesu dostawy Ostatnią, ale nie najmniej ważną korzyścią systemu informatycznego jest brak ograniczenia do wyłącznej rejestracji transakcji sprzedaży. Każdy sprzedawca wie, że sklep, który nie zaspokaja potrzeb konsumentów w zakresie asortymentu, szybko upadnie. Ręczne sprawdzanie stanu jest pracochłonne i pochłania wiele czasu. Dlatego system kasowy odpowiada również za kontrolę stanów magazynowych, dzięki czemu inwestycja zaczyna się zwracać już po kilku zamówieniach. System dostosowuje zamówienia do poziomu sprzedaży na podstawie wcześniejszej analizy sprzedaży produktów, uwzględniając ich stan, rotację, sezonowość oraz obowiązujące promocje. System umożliwia również kontrolę pełnego procesu dostawy i zapewnia informacje o tym, czy produkty, które zostały dostarczone do sklepu są zgodne z zamówieniem zarówno pod kątem ilości, jak i ceny. Taka funkcja umożliwia automatyczne wystawienie odpowiednich dokumentów korygujących dla dostawców. Pozwala to na oszczędność pieniędzy i egzekwowanie postanowień umów z dystrybutorami.
Kiedy kasa fiskalna sprawdzi się lepiej niż system kasowy?
Przede wszystkim w przypadku małych firm oferujących ograniczony zakres usług lub produktów. Nie wymagają one zaawansowanej obsługi sprzedażowej, czy magazynowej. W przypadku rejestracji transakcji outdoorowych lub sezonowych, kasa fiskalna jest zazwyczaj wystarczająca. Zaletą jest to, że nie wymaga dodatkowych urządzeń, komputera, czy stacji POS. Co więcej, występują w handlu kasy fiskalne akumulatorowe, które spokojnie mogą pracować bez dostępu do napięcia sieciowego. Kasy fiskalne dobre są też dla osób prowadzących biznes w formie jednoosobowych działalności gospodarczych, obsługujących konsumentów nie wymagających faktur, z niewielką ilością transakcji - np. małe gabinety.
Jeśli nie planujesz wprowadzać kart stałego klienta, udzielać rabatów ani organizować promocji, kasa fiskalna również może okazać się wystarczająca. Szczególnie, kiedy analiza raportów nie jest potrzeba Twojemu biznesowi. Gdy całość asortymentu i generowanej z niego marży masz w małym palcu, funkcjonalność kasy fiskalnej spełni Twoje oczekiwania w zupełności. Kasa fiskalna to dobry wybór na początek rozwijającej się działalności - małe wymiary i duża paleta wzornicza może skusić najbardziej wymagających. Jednak w miarę wzrostu Twojego biznesu i oczekiwań, warto będzie przemyśleć w jaką stronę chcesz się rozwijać i jakie rozwiązania pomogą osiągnąć Twoje cele.
Decyzja o wyborze systemu rejestracji transakcji nie jest ani prosta, ani szybka. Wymaga analizy obecnego stanu sklepu, rozważenia potencjalnego rozwoju biznesu (powiększenia asortymentu, otwarcia kolejnych sklepów, zwiększenia obrotów, potrzeb logistycznych), jak również przemyślenia potrzeb, z jakimi będzie mierzył się sklep, sprzedawca i właściciel. Oprócz obowiązku fiskalnego, warto wziąć pod uwagę dodatkowe kryteria wyboru. Przy dobrze wybranym oprogramowaniu sprzedaż produktów staje się czymś więcej, niż zwykłą rejestracją transakcji. Staje się procesem komunikacyjnym. Pomaga nawiązać relację, w której kasjer wchodzi w dialog z klientem. Jako osoba zarządzająca zyskujesz kontrolę nad swoim biznesem i masz wpływ na wiele czynników, które są nieuchwytne dla kasy fiskalnej. W efekcie często okazuje się, że inwestycja w system kasowy zwraca się szybciej, niż przewidywaliśmy.
Co dalej?
W powyższym artykule przedstawiliśmy podstawowe różnice pomiędzy kasą fiskalną a systemem kasowym. Być może zastanawiasz się teraz co oferują programy dostępne na rynku oraz czym warto kierować się podczas wyboru programu dla swojej firmy. W następnym artykule skupimy się na tym, jak to zrobić oraz opiszemy czynniki, na które warto zwrócić uwagę podczas zakupu.